Datenschutz

1. Verantwortlicher für die Plattform

Verantwortlicher für den Betrieb der Plattform Konveniat ist:

Ecker Remy
4 rue de la Paix
L-8020 Strassen
Luxemburg
E-Mail: konveniat@pt.lu

2. Rollenverteilung bei Events

Für Gästedaten, Adressen, Menüwünsche, RSVP-Antworten, Zahlungen, Tischpläne und Einladungen ist in der Regel der jeweilige Event-Organisator verantwortlich. Konveniat stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet Eventdaten im Rahmen der Nutzung technisch für den jeweiligen Organisator.

Für Plattformkonto, Login, Registrierung, Sicherheit, 2FA, Passkeys, Systemprotokolle, Betreiberbereich und Kontaktanfragen ist der Plattformbetreiber selbst verantwortlich.

3. Verarbeitete Daten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Kontostatus, Rollen, 2FA-/Passkey-Status
• Eventdaten: Eventtitel, Zeiten, Orte, Einstellungen, Einladungs- und Druckkonfiguration
• Teilnehmerdaten: Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Menüwahl, RSVP-Antworten, Begleitpersonen, Zahlungs- und Rückzahlungsstatus, Tischzuordnung
• Technische Daten: IP-Adresse, Browserkennung, Sicherheits- und Audit-Logs, Mail- und Zustellprotokolle
• Kontaktanfragen: Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht aus dem Kontaktformular

4. Zweck der Verarbeitung

Die Daten werden verarbeitet, um private Events zu organisieren, Einladungen zu versenden, Rückmeldungen per QR/RSVP zu ermöglichen, Adressen zu sammeln, Menüs und Tischpläne zu verwalten, Druckansichten zu erzeugen, Backups bereitzustellen und die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten.

5. Hosting, Mailversand und Speicherorte

Die Anwendung wird auf einem vom Betreiber administrierten Webhosting betrieben. Strukturierte Daten liegen in der Datenbank der Installation; Bilder, Flyer, Exporte, Backups und Importdateien liegen im geschützten Storage der Installation. Mailversand erfolgt über die im Betreiberbereich oder im jeweiligen Benutzerkonto konfigurierten SMTP-Postfächer.

Hosting, Datenbank und geschützter Storage liegen beim Hostinganbieter der jeweiligen Installation. E-Mail-Versand erfolgt über den im Betreiberbereich hinterlegten SMTP-Anbieter oder über ein vom jeweiligen Nutzer hinterlegtes eigenes SMTP-Profil. Der konkrete Anbieter und Serverstandort richten sich nach der Betreiberkonfiguration der Installation und sollten im Betreiberbereich bzw. in den veröffentlichten Rechtstexten ergänzt werden, sobald sie feststehen.

6. Schutzmaßnahmen

Konveniat trennt Daten mandanten- und eventbezogen. Der Betreiberbereich ist darauf ausgelegt, Eventkontakte und personenbezogene Eventinhalte nicht anzuzeigen. Sensible Felder werden anwendungsseitig geschützt gespeichert. Zugriffe und sicherheitsrelevante Aktionen werden protokolliert.

7. KI-Hilfe

Die KI-Hilfe führt lokale Navigation und Suchfunktionen innerhalb der Webapp aus. Personenbezogene Kontaktinhalte werden nicht ohne ausdrückliche Bestätigung an externe KI-Dienste gesendet. Betreiber können optionale KI-Anbieter konfigurieren; Datenschutz-Sperren sollen verhindern, dass Kontaktlisten oder persönliche Eventdaten als Freitext an externe Dienste übertragen werden.

8. Aufbewahrung und Löschung

Eventdaten bleiben gespeichert, solange der jeweilige Organisator sie für Organisation, Nachbereitung, Export oder Backup benötigt. Archivierte Events bleiben erhalten, gelöschte Events werden aus der laufenden Datenbank entfernt.

Wenn ein Organisator einen Kontakt löscht, wird der Kontakt in der laufenden Datenbank endgültig entfernt. Wenn ein Event gelöscht wird, werden die zugehörigen Eventdaten, RSVP-Daten, Adresssammlungen, Menüs, Tischplandaten, Exportverweise sowie lokal gespeicherte Eventdateien wie Bilder, Flyer und Motive entfernt. Wenn ein Nutzerkonto gelöscht wird, werden die diesem Konto zugeordneten Events, globalen Kontakte, Sicherheitseinträge, SMTP-Profile, Passkeys/API-Keys und lokalen Eventdateien entfernt.

Technische Protokolle werden so geführt, dass Mail-Logs keine Klartext-E-Mail-Adressen speichern. Soweit gesetzliche Pflichten oder technische Sicherungsfristen greifen, können Daten in technischen Backups oder Protokollen bis zum Ablauf der jeweiligen Frist fortbestehen; danach werden sie automatisch überschrieben oder gelöscht. Die konkrete Sicherungsfrist richtet sich nach der Hosting- und Backup-Konfiguration.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und weitere gesetzliche Rechte geltend machen. Für Eventdaten ist zuerst der jeweilige Event-Organisator Ansprechpartner. Für Plattformdaten und Kontaktanfragen kann die Anfrage an konveniat@pt.lu gerichtet werden.

Eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsicht bleibt möglich, in Luxemburg insbesondere bei der Commission nationale pour la protection des données (CNPD).